使い方に注意?Excelで避けたい2つのこと

パソコンのはなし

薬剤師による薬剤師、薬学生のためのExcelネタをまとめていきます!

Microsoftが提供しているExcel,Word,PowerPointは今や社会人、学生にとってほぼ必須のスキルだと言っても過言ではない時代になっています。

現代の授業ではExcelの使用方法が取り入れられている学校も増えてきていますが独学に頼る部分も多く、データを作った人によって使いづらい、見づらいなど差が出てしまいます。

薬剤師、薬学生では業務、研究、学会などExcelでデータ処理を行う場面は非常に多いです。

そんな中で今回は何気なくやってしまうけど実はそれが使いづらさ、見づらさに繋がっている可能性のある機能、やり方をまとめてみました。

Excelのバージョンによって多少画面、操作に差がありますがご了承ください

セルの結合

Excelは上下左右にセルが並んでいますが項目を追加する際に2セルに渡って表示したい場合などにセルの結合が有効です。

これにより表の見やすさは格段に上がると思います。しかし、注意も必要です。

今回は下図のような表を作製したとします。

D2~F2セル、D11~F11までが結合されています。

この2年に渡る情報の「身長」「体重」だけをコピーしたいとします。

その場合「患者情報」というセルが邪魔になり「BMI」の項目まで選択されてしまいます。

このように一度に選択する際にひと手間かかってしまうためデータを整理する際やデータを渡した時に相手が使いにくいと感じてしまう可能性があります。

さらにはコピー&ペーストした際にも場合によってはエラーが起こる場合があります。

 

しかし表を作って印刷して使用する際などには操作もしやすいためうまく使い分けるようにしましょう。

解決策は?

先ほどの「患者情報」のセルを結合していない状態でどれかのセルに内容を入力します。

中央に表示したいセル(今回はD2~F2を選択)

①のホームボタン→②の↘を押します

セルの書式設定内の配置タブを開きます。

横位置の「標準」を「選択範囲内で中央」へ変更します。

これでセルの結合と同じ効果が得られるため見栄えが良くなります。

少し手間ではありますが共有する際には非常に効果的なので使用するようにしましょう。

 

同じセルに数字と単位を入力

最近は少なくなっていますが下図のように数字と単位を同じセルに入力すると表計算においてエラーが出てしまうためやってはいけません。

Excelでは「円」や「個」を数字として認識できないためエラーになってしまいます。

計算する可能性がある数字に単位はつけないようにしましょう。

解決策は?

単位があると見やすい場合があるのは当然です。

解決策は下記の手順で追加できます。

 

単位を追加したいセルを選択後 ①ホーム ②↘をクリック ③表示書式

表示書式で「通貨」を選択すると「¥」が追加されます。

「¥」が追加されつつ売上合計もしっかり計算されていますね。

  

追加できる単位には限りがありますが通貨や日付は自動で単位等を付けられるのでオススメです。

 

まとめ

Excelは多くの人が使用するソフトの1つです。

誰が使っても快適なシートを作製したいとみなさん常々思っていると思います。

 

そのための第一歩として今回紹介した2つのことに注意しましょう。

・「セルの結合」を多用せず「選択範囲内の中央」を使用

数字を入力する際は単位を同じセルに入力しない

  

コメント

タイトルとURLをコピーしました